Hoe werkt Meetingspot?

Opdrachtgevers

Een locatie zoeken, bijvoorbeeld een vergaderlocatie, begint bij de vraag wat uw doel is en wie uw doelgroep is. Een open deur, maar wel een aspect waar snel over heen wordt gekeken. 

Het kan goed zijn af te wijken van de conventionele regels. Een radartoren gebruiken als vergaderlocatie zal niet uw eerste ingeving zijn, maar kan wel een positief effect hebben op de resultaten en de sfeer van uw bijeenkomst.

Zodra u dat voor u zelf duidelijk heeft, kunt u een shortlist samenstellen met mogelijke opties. Nederland kent inmiddels duizenden geschikte vergaderlocaties.

Betrek bij afweging: aantal deelnemers, locatiestijl en budget.  

Verticaal Vergaderen

In Midden-Drenthe heeft men een originele manier gevonden om te besparen op de kosten voor vergaderingen. Ook levert deze nieuwe manier tijd op. Het idee is namelijk om voortaan staand te vergaderen. De gemeentewoordvoerder heeft dit onlangs bekend gemaakt.

Om deze manier van vergaderingen ook echt mogelijk te maken, heeft de gemeente voor deze vergaderingen op het gemeentehuis in Beilen een vergaderruimte met staantafels ingericht. Zeg maar een interne vergaderlocatie. De komende tijd moet deze gemeente een bedrag van 3 tot 6 miljoen euro gaan bezuinigen. Vergaderen op deze originele manier is  één van de vele ideeen om geld te besparen.  

Het staand vergaderen is niet van toepassing op alle vergaderingen. Langer durende vergaderingen worden niet staand gehouden. De vergaderlocatie is daar te klein voor en duren de vergaderingen te lang. Op dit moment duren de vergaderingen in de speciaal aangelegde vergaderlocatie ongeveer 30 minuten.

Vergaderen op barkrukken

Als u vergadert, aan welke vorm tafel doet u dat dan?. Mocht de tafel waaraan u vergadert vierkant zijn, dan wordt het de hoogste tijd om dit anders aan te pakken. Het gebruiken van een tafel die vierkant is, levert namelijk stukken minder op dan andere vergaderopstellingen.

Gelegenheids specialist in vergaderingen en vergaderlocaties TNO heeft onderzoek gedaan naar de impact van van meerdere vergaderopstellingen. Ook het doel van de vergaderingen is daarbij in ogenschouw genomen. TNO onderzocht naast de tafel met 4 kanten ook de zogenaamde bar-en huiskameropstelling. Ook werden de effecten van een ovale vergadertafel onderzocht.

Groepsbinding

Een kwart van de tijd dat er gewerkt wordt, gaat op aan vergaderen. Dat doen ze vaak in een vierkante opstelling. De vergadertafel die vierkant is ,  heeft een aantal negatieve effecten. Deze effecten hebben onder meer betrekking op de groepsbinding, engagement bij het besprokene, het aantal personen in het gezichtsveld, een vertrouwde atmosfeer en het algemene overleggevoel.

Het gebruiken van verschillende opstellingen en gebruiken van de juiste vergaderlocatie kun je het best laten afhangen van het doel van de vergadering. Neem de barkruk-opstelling, die wordt bijvoorbeeld gezien als efficient en verbeteringsgericht, daarnaast ook goed toe te passen om een innovatieve omgeving te creeeren en bovendien bevorderend voor samenwerken en het verzinnen van nieuwe concepten.

Het nieuwe werken

De groei van het nieuwe werken heeft een negatief effect op de groepsbinding, naast het gebruiken van de juiste vergaderlocatie is het dus ook belangrijk om de juiste opstelling van de vergadertafels te hebben. Deelnemers aan de vergadering voelen zich minder betrokken bij hun werk. De perfecte vergadertafel kan de groepsbinding positief beïnvloeden en dat doet de vierkante vergadertafel nu eenmaal onvoldoende

Vroeger gehouden TNO-onderzoek gaf al aan dat staand vergaderen een vergadering met 30% kan verkorten. Zonder dat het ten kosten gaat van de besluitvorming en de ou-put.

Praktische tips

TNO deelt graag haar kennis over de impact van de opstellinge en inrichting van de werkomgeving op resultaten en medewerkers tevredenheid. De werkcontext beïnvloedt de medewerkers:

•Voetstappen afgebeeld op de grond richting de trap zorgt ervoor dat meer medewerkers de trap zullen pakken.

•De opmerkzaamheid van medewerkers gaat omhoog als men na de lunch deze medewerkers bloot stelt aan wit licht.

•Als de omgevingstemperatuur bijvoorbeeld in een vergaderlocatie van 21 naar 27 graden stijgt dan zakt de productiviteit van de medewerkers met een derde.

Als meer medewerkers meer controle over hun werkomgeving,bijvoorbeeld hun vergaderlocatie krijgen, dan heeft dit betere resultaten, meer medewerkerstevredenheid en meer fiducie in het de top tot gevolg.

Zijn beurzen en congressen voldoende met hun tijd mee gegaan? 

Beurzen en congressen zijn de afgelopen jaren weinig meegegroeid met de behoefte van de bezoeker.

Loop rond op de gemiddelde beurs of congres en de bezoeker wordt overstelpt door informatie. Feitelijk wordt informatie hier "gepusht" en maakt het niet uit wat de bezoeker aan informatie wil ontvangen. Sommige congres organisatiebureaus proberen hierop in te spelen door bezoekers zelf te laten kiezen naar welke presentaties (vaak "workshops" genoemd) ze gaan. Echter, de aard van deze workshops is vaak wederom pushen van informatie (producten, diensten) en weinig gericht op delen van informatie en ervaringen. De bezoeker is aan het eind van de dag "vol" maar niet "voldaan". Hij heeft niet (of slechts deels) gehoord wat hij hoopte te halen, is niet geïnspireerd geraakt en heeft zelf niets bij kunnen dragen. 0 betrokkenheid.

Je ziet momenteel dus ook dat bezoekersaantallen teruglopen en dat bezoekers niet wensen te worden aangesproken door (dan wel niet schreeuwerige) stands en hun verkopers. En ontevreden weggaan.

Belangrijk: we leven in een digitaal tijdperk waarin veel informatie online beschikbaar is. Een potentiële klant (beursbezoeker 2.0) is er dus inmiddels aan gewend geraakt om in zijn dagelijks leven zelf te bepalen welke informatie hij wenst te ontvangen en wanneer. Op een beurs zitten ze daarom ook niet te wachten om "gepushed" worden met ongevraagde informatie. Beurs organisaties spelen hier naar mijn mening onvoldoende op in.

Maar moeten jullie dan wel/niet op beurzen staan? Kan. Zie het als hagel schieten: je zou net wel iemand kunnen treffen. Is dat financieel aantrekkelijk? Ik vermoed van niet. Mijn advies? Laat beurzen voorbij gaan TOTDAT de beursorganisatie door heeft dat een beurs ook in een andere vorm kan (want dat denk ik). Interactiever, gericht op informatie deling, educatiever, meer inspirerend. Aangepast aan de behoefte van de bezoeker.

Organiseer nu dus relatie evenementen of inhoudelijke evenementen, op maat gemaakt voor je doelgroep. Maak het een event van en door je (potentiële) klant. Geen verkoop geneuzel of urenlange introducties van jullie bedrijf. Leg persoonlijk contact met je klant, zoek uit waar hun informatie vraag ligt, geef ze toegespitst informatie en inspireer hen, bijvorbeeld met de juiste locatie. Laat hen zelf ook meepraten. Dit verschaft jou weer waardevolle informatie. Faciliteer het juiste podium waarop zij willen komen spelen.

Ik ben benieuwd wanneer de organisatoren van grote beurzen hier eens goed naar kijken en het lef hebben de (zo jaren 90) opzet van beurzen aan te pakken. Als ze mee willen komen met generatie 2.0 dan zullen ze wel moeten!

Aan congresorganisatoren: bent u nou toch weer geneigd om de "workshops" uit de kast te trekken, gratis sprekers op te stellen, of die "beursvloer" te vullen met bedrijven die wel willen betalen, bedenk dan even of dit echt iets is waarmee u en uw organisatie de komende jaren willen worden geassocieerd. Zo niet, neem dan gerust eens contact met mij op. Wellicht kan ik u op weg helpen.

Gespot op Congreswereld en geschreven door Heide Goris